הסכם עיבוד מידע

ההסכם הזה הוא נספח א לתנאי השימוש בזוהרית ולהסכם הפיילוט, וחלק מהם. הוא ההסכם עם גורם חיצוני שתקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע) דורשת, וההרשאה של העסק לזוהרית לעבד את המידע בשבילו.

1. הצדדים והתפקידים

• העסק הוא בעל השליטה במידע על הלקוחות שלו, על אנשי הצוות שלו שאין להם כניסה למערכת ועל הספקים שלו. העסק מחליט איזה מידע לאסוף ולמה.
• זוהרית (שחר שרוני, אסתר המלכה 13, קריית גת) היא המחזיקה: היא שומרת ומעבדת את המידע בשביל העסק, רק לפי ההסכם הזה ולפי ההוראות של העסק. עוד אין לזוהרית מספר עוסק או מספר חברה, כי מי שמפעיל אותה היום הוא אדם פרטי.
• על המידע של מי שמשתמש בזוהרית (חשבון, פרופיל, אישור התנאים) זוהרית היא בעלת השליטה, לפי מדיניות הפרטיות.

2. איזה מידע, ולאיזו מטרה (תקנה 15(א)(2)(א))

המידע:

• פרטי לקוחות: שם, טלפון, דואר אלקטרוני, יום הולדת, מאיפה הגיעו לעסק, תגיות והערות.
• תורים, רשימת המתנה, ביטולים וסיבות, וספירת אי־הגעות.
• תשלומים, חובות, חבילות, מנויים, קופונים ו«חברים מביאים חברים».
• מידע רגיש במיוחד: הצהרות בריאות, סימונים רפואיים, חתימות, תיעוד טיפולים ותמונות טיפול.
• הודעות שנשלחו ללקוחות, והעדפות לקבלת פרסומות.
• קבלות ומסמכים שהופקו דרך שירות הקבלות של העסק.
• פרטי אנשי צוות בלי כניסה (שם, טלפון, משמרות ונוכחות), ספקים, הוצאות ואירועים ביומן.

המטרות: להפעיל את השירות בשביל העסק: יומן ותורים, דף הזמנות, הודעות ותזכורות, טפסים, תיעוד טיפולים, תשלומים וקבלות, תמיכה, אבטחה וגיבוי. זוהרית לא משתמשת במידע לשום מטרה אחרת.

3. המערכות (תקנה 15(א)(2)(ב))

המידע נשמר ומעובד רק במערכות של זוהרית: מסד הנתונים, אחסון הקבצים ושרת היישום (אצל ספקי המשנה שברשימה), האפליקציה לאייפון של המשתמשים בעסק, ולוח הניהול של צוות זוהרית. העותק המוצפן של זוהרית מהגיבוי נשמר רק על אמצעי אחסון מוצפנים של זוהרית, ואין עותק גיבוי לא מוצפן.

4. מה זוהרית רשאית לעשות במידע (תקנה 15(א)(2)(ג))

• לשמור, להציג למשתמשים בעסק לפי ההרשאות שלהם, לשלוח את ההודעות שהעסק או המערכת שולחים, להפיק קבלות בחשבון של העסק, לשמור עותקי גיבוי ולשחזר מהם.
• תמיכה: צוות זוהרית ניגש למידע של העסק רק כשהעסק מבקש, או כדי לתקן תקלה, הודעה שלא הגיעה או אירוע אבטחה. הגישה היא רק למה שצריך. שם של לקוח מוצג לצוות רק אחרי פעולה מתועדת. כל פעולה של הצוות נרשמת: מי, מתי, מה ולמה. בלוח הניהול אין מסך של הצהרות בריאות, תמונות טיפול או תשובות לטפסים.
• גישה ישירה למסד הנתונים לצורך תחזוקה או תיקון תקלה: רק לאנשים ששמם ברשימת ההרשאות של זוהרית, בהרשאת קריאה בלבד כברירת מחדל, וכל גישה כזו מתועדת ביומן גישה.
• מספרים כלליים: זוהרית רשאית להפיק מהמידע מספרים כלליים על העסק (כמה תורים, כמה הודעות, מתי התור הראשון והתשלום הראשון), כדי להפעיל, לתמוך, לאבטח ולחשב תשלום. בלי פרטים של לקוחות, ובלי לחבר מידע של עסקים שונים כדי ליצור פרופיל של לקוח.
• מה אסור: למכור את המידע; להשתמש בו לפרסום של זוהרית; להעביר אותו לרשתות פרסום; להשתמש בו לאימון של מודלים של בינה מלאכותית; להעביר אותו לכלי בינה מלאכותית. כלים כאלה עובדים אצלנו רק עם נתונים מומצאים או מספרים כלליים.

5. תקופה, החזרה ומחיקה (תקנה 15(א)(2)(ד))

• ההסכם בתוקף כל עוד העסק משתמש בזוהרית, ועד שהמידע נמחק לפי הסעיף הזה.
• ייצוא בכל זמן: לפי בקשה, זוהרית מוסרת לעסק תוך 14 יום ייצוא מלא של המידע בקבצים שאפשר לפתוח: לקוחות, תורים, תשלומים, טפסים עם החתימות, תמונות והודעות.
• אחרי שהעסק עוזב: לעסק יש 90 יום להוריד את המידע. אחר כך זוהרית מוחקת אותו מהמערכת החיה תוך 30 יום, ושולחת לעסק אישור בכתב שהמחיקה בוצעה.
• גיבויים: הגיבויים של ספק מסד הנתונים מתחלפים כל 7 ימים, והעותקים המוצפנים של זוהרית מתחלפים תוך 30 יום. מידע שנמחק נעלם מהגיבויים כשהם מתחלפים, ואף אחד לא משחזר ממנו בינתיים, חוץ משחזור של המערכת כולה אחרי תקלה. באישור המחיקה כתוב התאריך שבו גם הגיבויים התחלפו.
• עסק שעבר לצפייה בלבד, לא חזר ולא ביקש לעזוב: בזמן הצפייה בלבד שום דבר לא נמחק. המידע נשמר 12 חודשים מסוף התקופה. לפני המחיקה זוהרית שולחת אזהרות, 60, 30 ו־7 ימים לפני, עם הצעה להוריד את המידע. עסק שמבקש לעזוב נמחק לפי הסעיף הקודם, ולא מחכה 12 חודשים.
• מה לא נמחק: תיעוד פעולות לאבטחה (24 חודשים), תיעוד קצר של העסק וההחלטות עליו, ומידע שיש עליו טענה או הליך פתוחים, עד שהם מסתיימים.

6. תקופות שמירה בזמן השימוש

אלה ברירות המחדל. העסק יכול למחוק מוקדם יותר, למשל לבקשת לקוח, ולבקש לעצור מחיקה כשיש טענה או הליך פתוחים.

7. אבטחת המידע (תקנה 15(א)(2)(ה))

זוהרית מקיימת אצלה את חובות האבטחה שחלות על העסק לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). היעד הוא רמת האבטחה הבינונית לכל העסקים, גם לקטנים.

מה פועל היום:

• הפרדה בין עסקים: כל בקשה נבדקת בשרת לפי העסק והמשתמש.
• הרשאות לפי תפקיד. הצהרות בריאות, כולל התשובות והחתימה עליהן, נפתחות רק לבעלי העסק ולמנהלים שקיבלו «גישה למידע רפואי». תיעוד טיפולים, תמונות טיפול וטפסים אחרים עם החתימות שלהם נפתחים לבעלי העסק ולמנהלים בעסק.
• הצפנה בכל העברה ברשת. פרטי חיבור לשירותים חיצוניים נשמרים מוצפנים.
• תמונות טיפול וקבלות באחסון סגור, עם קישור שתקף 60 דקות.
• אין תוכן רפואי בהודעות וואטסאפ, בדואר האלקטרוני או בהתראות. בהתראה שעל המסך הנעול יש רק שם פרטי ושעה.
• אימות בשני שלבים בכניסה של צוות זוהרית ללוח הניהול. כל פעולה של הצוות נרשמת ונשמרת 24 חודשים.
• גיבוי יומי של מסד הנתונים אצל הספק, גיבוי מוצפן משלנו, ותרגול שחזור פעם בחודש.
• נוהל אבטחה כתוב, רשימת הרשאות, נוהל לאירוע אבטחה, ובדיקה שנתית של האירועים.

רישום ונעילה של מידע רפואי: כל פתיחה של הצהרת בריאות, חתימה או תמונת טיפול נרשמת אוטומטית, עם מי פתח ומתי. בעלי העסק רואים את הרשימה באפליקציה, והיא נשמרת 24 חודשים. באפליקציה לאייפון בגרסה המעודכנת, הצהרות בריאות, חתימות ותמונות טיפול נפתחות רק אחרי זיהוי פנים או הקוד של הטלפון. לכן כדאי שהאפליקציה תהיה מעודכנת בכל הטלפונים של הצוות.

בכל מקרה העסק יכול להקטין את הסיכון: לתת «גישה למידע רפואי» רק למי שצריך, ולשמור את הטלפונים של הצוות נעולים.

העסק יכול לתת לזוהרית הוראות אבטחה נוספות בכתב. זוהרית תאמר אם היא יכולה לבצע אותן ומתי.

8. סודיות (תקנה 15(א)(2)(ו))

כל מי שמקבל אצל זוהרית גישה למידע של עסקים חותם על התחייבות לסודיות, משתמש במידע רק לפי ההסכם הזה, ומקיים את כללי האבטחה. ההדרכה בנושא חוזרת לפחות פעם ב־2 שנים.

9. ספקי משנה (תקנה 15(א)(2)(ז))

• העסק מאשר לזוהרית להיעזר בספקי המשנה שברשימת ספקי המשנה, לצורך שכתוב שם.
• זוהרית דורשת מכל ספק משנה התחייבות בכתב לשמור על המידע ולהשתמש בו רק כדי לתת לה את השירות. ברשימה כתוב, ליד כל ספק, על מה נשענת העברת המידע אליו ואם התחייבות כזו כבר התקבלה. זוהרית אחראית כלפי העסק לספקי המשנה שלה.
• על ספק משנה חדש זוהרית תודיע באפליקציה ובדואר האלקטרוני לפחות 30 יום מראש. עסק שמתנגד יכול לעזוב לפני שהשינוי חל, בלי עלות ועם כל המידע.
• העברה לחו״ל: המידע נשמר בסידני, אוסטרליה. אוסטרליה לא נמצאת ברשימת המדינות שהתקנות בישראל מתירות להעביר אליהן מידע בלי תנאים נוספים. ספק מסד הנתונים התחייב בכתב, בהסכם עיבוד המידע שלו, לשמור על המידע ולהשתמש בו רק כדי להפעיל את השירות. ההסכם שלו כתוב לפי הדין האירופי, ולא לפי הדין בישראל. שאר ספקי המשנה, המדינות שלהם והבסיס להעברה אליהם מופיעים ברשימה. כשהבסיס להעברה לא שלם, זה כתוב כאן וברשימה, וזוהרית תודיע לעסק כשזה משתנה.
• שירות החיבור לוואטסאפ (חריג ידוע): השירות מופעל על ידי ספק בקזחסטן. אין לו עדיין התחייבות בכתב לשמירה על המידע, וקזחסטן לא נמצאת ברשימת המדינות שהתקנות בישראל מתירות להעביר אליהן מידע. זוהרית ביקשה מהספק התחייבות כזו. עד שתתקבל, העסק מרשה לזוהרית להשתמש בשירות רק בתנאים האלה: רק בשלב הפיילוט של זוהרית; רק אם העסק אישר בנפרד, בכתב, את ההסכמה לסיכון בוואטסאפ (בהסכם הפיילוט או במסמך נפרד); ורק כדי לשלוח את ההודעות של העסק ולמצוא את תמונת הפרופיל של לקוח. העסק יכול לנתק את החיבור בכל רגע. בלי ההסכמה הזו זוהרית לא מחברת את הוואטסאפ של העסק.

10. דיווח ואירועי אבטחה (תקנה 15(א)(2)(ח))

• אירוע אבטחה: זוהרית תודיע לעסק תוך 24 שעות מהרגע שנודע לה על חשד לאירוע אבטחה שנוגע למידע של העסק, עם מה שידוע באותו רגע ומה נעשה. היא תעדכן כשיתברר עוד.
• דיווח לרשות: כשאירוע עלול להיות אירוע אבטחה חמור, זוהרית תדווח לרשות להגנת הפרטיות מיד, בלי לחכות לסוף הבירור, ותציע לדווח גם בשם העסק או לעזור לו לדווח. כשאירוע אחד נוגע לכמה עסקים, זוהרית תדווח גם בשם עסקים שהחובה לא חלה עליהם ישירות.
• הודעה ללקוחות: רק אם הרשות מורה על כך, או אם העסק מחליט להודיע. זוהרית תעזור בנוסח ובשליחה.
• מכתב שנתי: עד 31 בינואר בכל שנה זוהרית שולחת לכל עסק מכתב קצר: איך קיימה את חובות האבטחה וההסכם בשנה שעברה, אילו אירועים היו, ואילו שינויים נעשו בספקי המשנה.
• ביקורת: העסק יכול לבקש פעם בשנה מידע נוסף על אמצעי האבטחה. זוהרית תענה בכתב.

11. עזרה בבקשות של לקוחות

• זוהרית נותנת לעסק כלים באפליקציה לעיין במידע של לקוח, לתקן אותו ולהפסיק לשלוח לו פרסומות.
• בקשה של לקוח שמגיעה ישירות לזוהרית מועברת לעסק תוך 2 ימי עבודה. זוהרית לא עונה במקום העסק, אלא לפי הוראה שלו.
• מחיקה או תיקון שהעסק אישר מבוצעים תוך 7 ימים.
• זוהרית מתקנת מידע כשהעסק הסכים לתיקון או כשבית משפט הורה על כך.

12. מה העסק מתחייב

• לתת ללקוחות את ההודעה על איסוף המידע. זוהרית מציגה אותה במסכים, בשם העסק, לפי הפרטים שהעסק מילא, והעסק דואג שהם נכונים.
• לאסוף רק מידע שצריך.
• לשלוח פרסומות רק למי שהסכים, ולכבד כל בקשת הסרה.
• לתת הרשאות רק למי שצריך, ולשמור את הטלפונים של הצוות נעולים.
• לא לבקש מזוהרית לעבד מידע בדרך שהחוק אוסר.

13. אחריות והגבלתה

האחריות של כל צד לפי ההסכם הזה, וההגבלה שלה, כמו שכתוב בתנאי השימוש או בהסכם הפיילוט.

14. מה גובר

בעניין של מידע אישי, ההסכם הזה גובר על תנאי השימוש ועל הסכם הפיילוט.

15. איך מאשרים

ההסכם מאושר יחד עם תנאי השימוש או הסכם הפיילוט, לפני שהעסק מכניס מידע על לקוחות. הוא נספח לתנאי השימוש, ולכן הגרסה שלו תמיד זהה לגרסה של התנאים. המערכת שומרת איזו גרסה של התנאים אושרה, מתי ומי אישר. הנוסח של כל גרסה נשמר, ואפשר לבקש עותק מצוות זוהרית בכל זמן.